EgoMailExtractor legge automaticamente le email, riconosce i messaggi di interesse ed estrae i dati in un file Excel strutturato. Questa guida accompagna dal primo avvio alla creazione delle regole, usando PayPal come esempio pratico.
Casella email → Profilo di estrazione → Tipo mail → Regole → Campi → Excel
1. Configurare la casella email
Prima di estrarre qualsiasi dato bisogna indicare a EgoMailExtractor quale casella deve leggere. Un profilo IMAP contiene i parametri di connessione: server, porta, utente, password e cartella da utilizzare.
Con Gmail, ad esempio, il server è normalmente imap.gmail.com, la porta SSL/TLS è 993 e la cartella di posta in arrivo è INBOX. Se il provider utilizza una password per applicazioni, va inserita al posto della password ordinaria dell’account.
2. Scegliere il profilo di estrazione
Il profilo IMAP dice al programma dove leggere le email. Il profilo di estrazione stabilisce invece quali messaggi riconoscere e quali informazioni ricavare. Un profilo può essere dedicato a PayPal, Airbnb, Vrbo, ordini, notifiche bancarie o a qualsiasi altra famiglia di messaggi.
Nel caso di PayPal, ad esempio, il profilo può contenere campi come importo, beneficiario, data della transazione, codice ordine, banca utilizzata e conto di addebito.
3. Avviare l’estrazione
Dopo aver scelto il profilo email e quello di estrazione, dalla schermata principale si avvia Estrai nuovi dati e aggiorna il file Excel generale. EgoMailExtractor legge i nuovi messaggi, individua quelli compatibili con i Tipi mail configurati, applica le regole e aggiorna il file Excel.
L’elaborazione è incrementale: le email già lavorate non vengono estratte nuovamente ad ogni esecuzione. Il profilo conserva lo stato necessario per ripartire dai nuovi messaggi.
4. Il risultato in Excel
Ogni campo definito nel profilo diventa una colonna. Le email vengono quindi trasformate in righe strutturate, pronte per essere filtrate, ordinate, sommate o elaborate con Excel.
5. Che cos’è un Tipo mail
Un Tipo mail rappresenta una famiglia di messaggi con struttura simile. Serve a evitare che una regola venga applicata indiscriminatamente a tutta la casella. Un Tipo mail può essere riconosciuto tramite mittente, oggetto e altri criteri.
Per una ricevuta PayPal, ad esempio, si può filtrare il mittente e richiedere che l’oggetto contenga una determinata parola. Solo i messaggi che rispettano questi criteri vengono sottoposti alle regole associate a quel Tipo mail.
6. Creare una nuova regola con il Wizard
La versione Pro include un Wizard guidato che permette di creare una regola partendo da una vera email. Il flusso è semplice: si sceglie il Tipo mail, si assegna un nome alla regola, si seleziona un messaggio campione e si evidenzia esattamente il valore che si vuole estrarre.
Per esempio, se una ricevuta contiene una banca come Banca Nazionale del Lavoro SpA, si seleziona quel testo. Il Wizard non deve però memorizzare quel nome specifico: deve imparare la forma del dato, così potrà riconoscere anche banche differenti nelle email successive.
Le abbreviazioni leggibili
Per evitare di scrivere subito espressioni regolari complesse, il Wizard utilizza abbreviazioni leggibili. Tra le più utili:
--ALFANUM--: valore alfanumerico.--NUMERO--: numero.--QUALSIASI--: testo variabile.--EURO--: importo espresso in euro.--DATA_TESTO--: data espressa in forma testuale.--DATA_NUMERICA--: data espressa in forma numerica.
Il programma genera comunque la Regex corrispondente, che può essere modificata manualmente dagli utenti più esperti.
7. La logica PRECEDE – DATO – SEGUE
Il cuore di una regola è il modello PRECEDE – DATO – SEGUE. Si descrive ciò che viene prima del valore da estrarre, la forma del dato e, se necessario, ciò che viene dopo.
Supponiamo che la mail contenga Hai pagato Apple Services con e che sulla riga successiva compaia il nome della banca. Poiché Apple Services cambia da una transazione all’altra, la parte variabile può essere rappresentata con --QUALSIASI--, mentre la parola con rimane un riferimento stabile. La regola può così trovare la banca anche quando cambia il commerciante.
Prima di salvare, il Wizard mostra il testo intercettato e il valore memorizzato. Se il risultato non è corretto, si torna indietro e si modifica la regola.
8. Scegliere tipo e campo di destinazione
Il dato estratto può essere memorizzato come Testo, Data oppure Numero. La scelta è importante perché determina come il valore verrà scritto e utilizzato in Excel.
Successivamente si sceglie il campo di destinazione, per esempio banca, importo, data_transazione o codice_ordine. Il nome del campo diventa una colonna nel file generale.
9. Riconciliare dati provenienti da più email
Non sempre tutte le informazioni relative allo stesso evento arrivano nello stesso messaggio. Una prenotazione, per esempio, può avere una mail di conferma e una successiva mail di pagamento. Un campo può essere definito come chiave di riconciliazione: se lo stesso codice compare in email differenti, EgoMailExtractor può riconoscere che fanno riferimento allo stesso elemento e completare la stessa riga.
10. Esempio: estrarre un codice ordine
Se una ricevuta contiene la dicitura Codice ordine seguita da un valore come MT57SFZDMWa0, si seleziona il codice e lo si descrive con --ALFANUM--. Come tipo si usa Testo, perché un codice non deve essere interpretato matematicamente. In forma concettuale la regola diventa: Codice ordine → valore alfanumerico.
11. Campi di riepilogo, somme e formule
Oltre ai singoli record, il profilo può definire campi di riepilogo. È possibile sommare un campo, contare i record e costruire formule che utilizzano i risultati precedenti.
12. Open Source e Pro
La versione Open Source permette di usare un profilo email e un profilo di estrazione e di creare o modificare manualmente le regole. La versione Pro aggiunge la gestione multi-profilo e il Wizard guidato descritto in questa guida.
In sintesi
Per usare un profilo già pronto basta configurare la casella IMAP, scegliere il profilo di estrazione e avviare l’elaborazione. Per adattare EgoMailExtractor a una nuova esigenza, il Wizard Pro permette di partire da una vera email, selezionare il dato, descriverne la forma, verificarne il riconoscimento e scegliere il campo in cui salvarlo.